Gezien bij: Technische Universiteit Eindhoven (TU/e)

Willem van Hoorn
Beleidsadviseur internationalisering hoger onderwijs Technische Universiteit Eindhoven (TU/e)

De TU/e staat in Europa bekend om haar vooruitstrevende programma’s op het gebied van het behoud van internationale medewerkers. Kun je ons iets vertellen over het ontstaan van deze programma’s?
We hebben bij de TU/e ruim tien jaar ervaring met het ondersteunen en het thuis laten voelen van onze internationale onderzoekers en hun meereizende partners. Daarmee zijn we gestart omdat destijds uit onze cijfers bleek dat het ziekteverzuim en vroegtijdig vertrek van onze internationale medewerkers een stuk hoger lag dan bij de Nederlandse collega's. De achterliggende oorzaak was dat je mensen wegtrekt uit de vertrouwde omgeving met als gevolg dat zij last kregen van heimwee, zich verloren voelden en het gevoel hadden tekort te schieten wanneer ze na een jaar nog niet aangepast waren. Dit soort emoties kunnen omslaan in somberheid, depressie of vijandigheid ten opzichte van de gastcultuur. In sommige gevallen gingen deze medewerkers 24/7 werken om dat ongemak maar niet te voelen. Het resultaat was dan uiteindelijk dat de onderzoeker opgebrand raakte en weer naar huis vertrok.

Wat voor type programma’s heb je vervolgens opgezet?
We zijn begonnen met het in het leven roepen van welkomstdagen speciaal voor internationale medewerkers. Tijdens de welkomstdagen wordt relevante informatie verschaft, de Nederlandse cultuur in beeld gebracht en worden medewerkers in de gelegenheid gesteld om vrienden te maken elkaar en om te netwerken. Een bezoek aan de HUB maakt ook onderdeel uit van de welkomstdagen. Zo’n 350 nieuwe internationale medewerkers per jaar nemen aan de dagen deel.

Daarnaast hebben we een training teaching cross-cultures opgezet en een buddy-systeem opgetuigd. Daarbij wordt een internationale medewerker gekoppeld aan een internationale collega die hier al een tijdje is, of aan een Nederlander met substantiële buitenlandervaring zodat diegene weet welk proces zijn buddy doorloopt. Ook hebben we, met collega’s van ons studentencentrum, het Connect With My Culture festival opgezet. Een internationaal festival waarbij internationale  en Nederlandse medewerkers en studenten kraampjes optuigen, optredens verzorgen en voor eten en drinken uit hun land van herkomst zorgen. Daaraan nemen steeds meer dan 22 verschillende culturen deel. Het doel van het festival is ten eerste om internationale studenten en medewerkers in hun kracht te zetten. De tweede doelstelling is om Nederlanders te laten zien hoe internationaal we zijn. We doen het al jarenlang en het is een groot succes. Ten slotte ben ik betrokken bij een groot aantal andere initiatieven in de regio. Momenteel werken we aan een programma waarbij toekomstige medewerkers en hun gezin al voor hun komst support krijgen bij bijvoorbeeld het vinden van een baan voor de partner.

Waaraan merkte je dat de programma’s effect sorteerden?
In eerste instantie aan veel minder vroeg-vertrek en een veel groter welbevinden. Het vroeg-vertrek vanwege ongelukkige partners is nu nagenoeg nul. Daarnaast hebben de programma’s veel gunstige ‘neveneffecten’. Mooie dwarsverbanden met de stad, internationale bekendheid van de programma’s bij universiteiten en samenwerkingsverbanden. Ook heeft het er toe geleid dat onze universiteit wereldwijd een heel goede naamsbekendheid heeft onder internationale onderzoekers.

De programma’s van de TU/e genieten internationale bekendheid. Hoe is dat zo gegroeid?
Het internationale festival had bijvoorbeeld een enorm positief effect. De twee doelstellingen die we voor ogen hadden bij de organisatie van het festival werden behaald maar er gebeurde ook nog iets anders. Het festival had een enorm positieve uitstraling op onze branding. Zo kreeg ik een mailtje uit Mexico van iemand die over het festival had gehoord en alvast liet weten aan een volgende editie deel te willen nemen. Andere universiteiten in Europa toonden ook interesse in de opzet en zo startte kennisdeling tussen Europese universiteiten onderling.

Daarnaast hoorde ik tot vier of vijf keer toe dat een onderzoeker vertrok omdat zijn partner doodongelukkig thuis zat. Op dat moment kwam ik in contact met Carola Eijsenring die een sociaal support program voor partners van internationale kenniswerkers had opgezet. Het zogeheten “Get in Touch’ program werd waanzinnig gewaardeerd. Voor sommige partners was het echt een ‘life changing’ program. Eind 2014 werd het daarom in Londen bekroond tot beste family support program van Europa.

Family support ofwel aandacht voor spouses is een vaak terugkerend thema. Hoe gaat de TU/e daarmee om?
We werken zoals gezegd samen met Carola die via het Get in Touch programma zorgt dat spouses in contact komen met hun peers. Verder heeft het sportcentrum van de TU/e een sport programma opgezet voor meereizende partners. Daarnaast ben ik bestuurslid bij het Expat Spouses Intitiative dat talentvolle spouses in contact brengt met potentiële werkgevers. Dat is wel een punt van aandacht. Als technische universiteit heb ik namelijk niet altijd een baan voor spouses die zelf geen engineer zijn en ook in de regio zijn er met name engineering functies. Voor meereizende partners is het echter vaak moeilijker om geschikte baan te vinden.

Hoe zorg je ervoor dat de waardevolle ervaringen van de TU/e ook worden gedeeld met de rest van de regio?
Ik ben betrokken geraakt bij allerlei initiatieven in de regio. Zo zit ik in een klankbordgroep van SGE International en ben ik zoals gezegd bestuurslid bij  het Expat Spouses Initiative. Daarnaast werk ik wekelijks samen met Ed Heerschap, livingin coördinator van de gemeente Eindhoven en met Richard Kerste, senior projectmanager international talent bij Brainport Development en met vele anderen in de regio.

Wat is je advies een andere bedrijven en organisaties in de regio met betrekking tot behoud van internationaal talent?
1. Ik citeer migratie onderzoeker Camilla Spadavecchia, onderzoekster bij Tilburg University: ‘You don’t hire a brain, you engage a family.’
2. Train je management in het omgaan met internationale medewerkers en het managen van diversiteit. Een multicultureel en divers samengesteld team leidt tot de grootste innovaties wanneer je die diversiteit weet te expiliciteren en te managen.
3. Voor het midden en kleinbedrijf is mijn advies maak gebruik van de infrastructuur in de stad die hier al aanwezig is. Denk aan: het Holland Expat Center South, de dienstverlening van het Brainport Talent Attraction Program en de initiatieven die ik al eerder noemde.
4. Privé en werk worden in Nederland vaak strikt gescheiden maar internationals zijn dat niet gewend en waarderen het wel enorm wanneer zij ook buiten het werk contact hebben of een helpende hand krijgen.

Je bent de drijvende kracht achter deze programma’s. Mensen in het werkveld noemen je ook wel de founding father van talentbehoud programma’s in de regio. Hoe ben je er ingerold?
Eigenlijk heb ik een heel andere achtergrond. Ik kom aanvankelijk uit Delft. Daar ben ik actief geweest in de medische beeldvorming in het ziekenhuis, in de nucleaire geneeskunde. Ik heb medisch diagnostisch laboranten opgeleid. In Eindhoven heb ik, met een super gemotiveerd team van gezondheidszorgers en onderwijskundigen, een geheel nieuwe hbo opleiding mogen helpen opzetten. Dat heet nu Fontys MBRT. In eerste instantie dacht ik: ‘dit is voor de rest van mijn leven.’ Maar op een gegeven moment was ik er klaar. Het duurde even voordat ik het durfde toe te geven maar daarna ben ik om me heen gaan kijken. Ik zag een vacature bij de TU/e. Het ging om training van nieuwe docenten. Het Ministerie van Onderwijs had de universiteiten gevraagd om de basiskwalificatie onderwijs in het leven te roepen. Ik werd vanwege mijn expertise en onderwijskilometers op de teller aangenomen. Ik heb het met veel plezier gedaan maar na vier jaar volgde een reorganisatie. Ik zat bij het onderwijsservice center en dat werd bij HR gevoegd. Dat pakte heel goed uit. Ik stelde mijn collega’s van HR op een gegeven moment de vraag waar lig je ‘s nachts wakker van en dat was het hoge ziekteverzuim onder internationale onderzoekers. Mijn eerste reactie was: “daar kan ik wel wat mee.” Tijdens de lunch bij de docententrainingen hoorde ik al allerlei verhalen waaruit bleek dat we veel kansen lieten liggen. Ik heb op dat moment een survey uitgezet waarop 160 respondenten hebben gereageerd. Een bijzonder hoge respons voor een belevingsonderzoek onder technische wetenschappers. Er kwamen legio verbeterpunten uit naar voren. De verantwoordelijk directeur van de afdeling gaf me daarna tijd en middelen om aan die verbeterpunten te gaan werken. Dat is hoe het begon.

Wil je meer weten over de talentbehoud programma’s van de TU/e? Neem dan contact op met Willem van Hoorn: W.G.v.Hoorn@tue.nl