Prioriteitenmatrix

Om energie en tijd te kunnen managen, moet je eerst een overzicht hebben van wat zich allemaal op jouw bordje bevindt. Je brein is een hele slechte plek om dingen te bewaren. Je brein kan perfect ideeën bedenken en concepten koppelen, maar het kan maar een paar dingen tegelijk onthouden. Pas zodra je hoofd leeg is en je helder voor ogen hebt wat er allemaal speelt, kun je keuzes maken en prioriteiten stellen.

Overzicht creëren

Als je overzicht wilt creëren in je dag- en weekindeling, is de eerste stap om alles wat je komende week wilt en moet doen op te schrijven. Denk daarbij zowel aan taken die je energie geven als taken die je energie kosten. Zet ál je taken op die lijst, dus ook de dingen die je thuis doet of ‘in je vrije tijd’. Zo voorkom je dat je thuis een takenlijst hebt, eentje in Outlook, post-its op je computer en ook nog taken in je agenda hebt staan. Je kunt werk als taak noteren of het specifieker uitwerken, als je merkt dat dit een struikelpunt is. Belangrijk daarbij is ook te bepalen hoeveel tijd je ongeveer aan kwijt bent aan de taken. Nu je een overvolle lijst hebt gemaakt, zakt de moed misschien in de schoenen. Ontspan, eerst zul je er een gewoonte van moeten maken om regelmatig je hoofd te legen

Prioriteiten bepalen

Soms wil je meer doen dan mogelijk is. Om meer rust in je leven te krijgen, moet je keuzes maken. Dat betekent: bepalen wat je prioriteiten zijn, op basis van de doelen die voor jou echt belangrijk zijn. Als gezondheid en gewicht belangrijk voor je zijn, zal je daar tijd en ruimte voor moeten maken. Om zelf richting te geven aan je leven, moet je dus zelf de juiste prioriteiten stellen. Doe je het niet zelf, dan bestaat de kans dat iemand anders dat voor je gaat doen. Met de prioriteitenmatrix (ontwikkeld door Dwight Eisenhower) kan je inzichtelijk maken wat jouw prioriteiten zijn. Deze matrix is een bewezen effectieve methode. Het is een model dat in iedere cursus timemanagement wordt behandeld. De prioriteitenmatrix is ontstaan door twee tegenstellingen tegenover elkaar te zetten. Alle werkzaamheden of tijdbestedingen kunnen worden ingedeeld in een van de vier kwadranten:

1. Dringend én belangrijk > Doe het nu meteen
2. Belangrijk maar niet dringend > Plan het in je agenda of zet het op je takenlijst.
3. Dringend maar niet belangrijk > Kijk of je iemand anders de taak uit kunt laten voeren.
4. Niet dringend én niet belangrijk > Schrap het van je lijst.

De essentie van de prioriteitenmatrix is dat je hoofdzaken goed dient te onderscheiden van bijzaken. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat je jezelf (te) veel laat leiden door werkzaamheden die niet belangrijk voor je zijn. Je bent dan altijd druk met dingen waarvan jij denkt dat die nú geregeld moeten worden wat wellicht helemaal niet zo is. Probeer het eens uit!

Auteur: Nina de Rooij, PSV leefstijladviseur