Convention Bureau Brainport Eindhoven zet de regio stevig op de internationale congreskaart
Het begon in 2017 met één simpele vraag: wat zijn de strategische kansen van Eindhoven en de Brainportregio op de internationale congresmarkt? Cuno Groenewoud van citymarketingorganisatie Eindhoven365 boog zich over die vraag en startte een uitgebreid onderzoek. De conclusie? Als er ergens in Nederland potentieel is om de congresmarkt door te ontwikkelen, is dat in de Brainportregio. De nauwe samenwerking tussen overheid, bedrijven en kennisinstellingen maakt de regio aantrekkelijk voor kennisgedreven congressen. Potentie genoeg, maar die werd nog onvoldoende benut. Die constatering vormde het startpunt van wat later het Convention Bureau Brainport Eindhoven zou worden. Dankzij steun vanuit de Regio Deal-gelden kon dat idee ook daadwerkelijk worden omgezet in actie.
De meerwaarde van congressen voor Brainport
Maar waarom zijn congressen van belang voor Brainport Eindhoven? Het doel van het convention bureau is niet zozeer om zoveel mogelijk congressen binnen te halen. Het gaat vooral om het aanjagen en aantrekken van de juiste congressen die aansluiten op het innovatie-ecosysteem van Brainport. Cuno: ‘De grootste waarde van congressen zit hem in het samenbrengen van kwalitatieve netwerken waarmee kennisontwikkeling, innovatie en handel worden bevorderd. Die ontmoetingen willen we zoveel als mogelijk in eigen stad en regio laten plaatsvinden in plaats van elders in de wereld. Daarmee ervaren deelnemers de Brainportregio en maken ze kennis met de regionale kennisinstellingen en het bedrijfsleven. Zo vergroot de regio haar zichtbaarheid onder internationale talenten en bedrijven. Tegelijkertijd zorgen congressen voor een stroom aan (inter)nationale bezoekers, bestedingen in het regionale mkb en praktisch geschoolde werkgelegenheid. Een win-win-win dus.’
In de beginfase lagen er twee ambities op tafel: de ontwikkeling van een toonaangevend congresgebouw dat voldoet aan internationale eisen en het organiseren van proactieve congreswerving. Het congresgebouw viel na jaren onderzoek en een zorgvuldig aanbestedingsproject af door fors gestegen bouwkosten. Maar het momentum dat was opgebouwd, wilde Cuno niet verloren laten gaan. ‘We hadden scherp waar de kansen lagen. Toen hebben we gezegd: laten we doorpakken op congreswerving.’
Samen met gemeente Eindhoven, de steun van hotels en congreslocaties én met inzet vanuit de Regio Deal-gelden, werd het project opnieuw ingericht. Zo ontstond het Convention Bureau Brainport Eindhoven en met een duidelijke ambitie: de Brainportregio positioneren als Europa’s toonaangevende congresbestemming op het gebied van hightech en innovatie.
Congresloket voor iedere organisator
In 2023 trad Ingeborg Bosch aan als manager convention bureau. Met haar achtergrond in de congresorganisatie werd zij een belangrijke kartrekker. Samen met initiatiefnemer Cuno én business developer Pieter Hermans vormen zij het driekoppige hart van het bureau. Waar Cuno zich in de oprichtingsfase richt op strategie en het creëren van draagvlak in de stad, zorgt Ingeborg voor de dagelijkse aansturing en doorontwikkeling van het convention bureau. Pieter brengt zijn brede netwerk in hightech en de internationale academische wereld mee.
Een van de eerste stappen was het vergroten van de naamsbekendheid en het inrichten van een duidelijke loketfunctie. ‘We wilden dat iedereen met een congresvraag wist waar hij terechtkon’, zegt Ingeborg. Het convention bureau zette in op deelname aan internationale beurzen, het organiseren van bijeenkomsten samen met Technische Universiteit Eindhoven en andere campagnes. Al snel kwamen de aanvragen binnen die naar de juiste partners werden doorgeleid. Het bureau doet het voorwerk, waaronder: bidbooks samenstellen, partijen bij elkaar brengen, en geschikte locaties aandragen. De daadwerkelijke organisatie van congressen ligt bij gespecialiseerde partners in de regio. ‘Wij ontzorgen aan de voorkant, zodat anderen kunnen doen waar zij goed in zijn’, stelt Ingeborg.
Ambassadeursnetwerk The Unconventionals
Een belangrijk onderdeel van de aanpak is het ambassadeursnetwerk The Unconventionals: een groeiende groep betrokken professionals die vanuit hun kennis en internationale netwerk meedenken over kansen voor congressen in de regio. Pieter houdt zich vooral bezig met het activeren van dit netwerk. ‘Dit zijn mensen die al in het Brainport-ecosysteem werken en een brug vormen naar internationale congressen: professoren (TU/e), lectoren (Fontys), practoren (Summa), onderzoekers en ondernemers. Zij zitten dicht op de inhoud.’ Van ambassadeurs wordt niet direct verwacht dat zij actief congressen binnenhalen. Hun waarde zit in het signaleren van mogelijkheden en het versterken van het verhaal van Brainport. Inmiddels telt het ambassadeursnetwerk zo’n veertig ambassadeurs en de ambitie is om door te groeien naar honderd.
Meetbare impact
De inspanningen van het trio werpen hun vruchten af. In drie jaar tijd was het convention bureau betrokken bij 154 congresdossiers, waarvan er 57 daadwerkelijk zijn gerealiseerd. Samen brengen ze tot en met 2028 ruim 17.000 congresbezoekers naar de regio. De economische impact van deze congressen worden door adviesbureau Ginder geschat op zo’n 20 miljoen euro, verdeeld over onder meer hotels, horeca en andere voorzieningen.
Convention bureau gaat door
De komende jaren blijft het convention bureau bouwen. De vraag groeit sneller dan de capaciteit, waardoor wordt gezocht naar een extra collega met focus op acquisitie. De Regio Deal-periode is afgerond, maar de gemeente Eindhoven blijft via Eindhoven365 investeren om het convention bureau verder te verankeren binnen de citymarketingstrategie. ‘Zonder de Regio Deal-gelden hadden we dit nooit in zo’n korte tijd professioneel kunnen opzetten. Daar zijn we ze heel dankbaar voor. Je hebt veel mankracht nodig om dit te laten slagen, de juiste financiële middelen zijn daarin essentieel’, zegt Ingeborg.
Het potentieel voor een groter congresgebouw is nog steeds aanwezig. In de schaalsprong van Eindhoven is het niet ondenkbaar dat in de komende jaren bestaande congreslocaties worden uitgebreid of nieuwe congreslocaties worden toegevoegd. Ingeborg: ‘Daarmee zouden we nog meer internationale kansen kunnen verzilveren door grotere congressen binnen te halen. Af en toe zijn er uitzonderlijke congressen zoals het VNG-jaarcongres in 2025 waarmee we ruim 3000 deelnemers uit heel Nederland hebben ontvangen. Maar het gros van de meerdaagse internationale kenniscongressen heeft tussen de 300 en 700 deelnemers. Die markt is nog groot en we zien een toenemende interesse in Eindhoven en de Brainportregio.’ ‘Het blijft bijzonder om te zien dat organisatoren soms Eindhoven verkiezen boven steden als Londen’, besluit Pieter.